新工具 Trello,说新工具也好,新的规划板也好,Trello 已经代替了我制定规划的其他应用,我曾经尝试过无数的时间管理项目管理工具,没有一个让我有使用 Trello 的舒畅感。

Trello 是什么

Trello 自己的介绍说自己是一个基于网页端的项目管理应用。但在我个人看来,作为个人的 Board,他是一个极好的 GTD 管理工具,如果是多人使用,那就是一个很好的协作管理工具。

Trello 怎么用

怎么用其实是一个非常个人的习惯问题,他作为一个效率工具提供了各种可能,不仅能够作为简单的待办事项管理工具,甚至能够在十几或者几十人的团队中担任项目管理的工具。

这里就要说到 Trello 中的几个概念,看板、列表、卡片。幸而 Trello 的官方介绍非常详细,连中文译名也是朗朗上口,大赞。如果想要了解 Trello 如何得此名字可以看这篇文章

一个 Trello 看板是装满卡片的各种列表的列表,它属于一个团队或你本人。可以把他看成是一个黑板,或者一个 Working Area,或者叫 Workspace。

Trello 的列表是承载卡片的容器,不同的工作团队可以根据自己的 Workflow 来定制自己的列表,如果个人作为一个 GTD 的工具,使用官方推荐的,建立三个列表 —-Todo,Doing,Done,也是不错的。

最后 Trello 的卡片,是 Trello 的核心,卡片可以看做是一项待办事项,也可以看做是一个任务,甚至可以看成一个提醒,更或者可以在卡片内部定义自己的更加具体的待办事项(Checklist)。

卡片承载的内容可以很简单,也可以非常复杂,卡片中不仅包括标题,还包括任务描述,附件,清单(Checklist),评论,可以对卡片添加标签,添加到期时间,也可以添加其他成员,甚至可以订阅该卡片的通知。一个卡片承载了非常多的功能,但是使用起来就可以根据不同的应用场景来调整。而这篇文章更是直接使用 Markdown 在卡片描述中完成的。

trello card

更加详细的内容可以看:https://trello.com/tour

Trello 团队使用 150 多个看板来管理产品进度 1

Project management apps turn ambitious ideas into workable plans.

评价

跨平台

跨平台已经成为了我选用工具首选的因素,Web,Android,iOS, 是必须要支持的,其次三大桌面平台,如果有支持当然好,没有客户端,Web App 已经要足够精致和易用。垃圾的 Evernote 就是 Web App 有些烂,还不提供 Linux 版。

足够快

想当年 Chrome 出来的时候,主打的第一个特性就是快,对于一个入口应用,必须要足够的快,使用过程中不能有感知的卡顿,否则就失去了这个工具的意义,工具都是为了提高效率而诞生的,自身不能成为影响效率的因素。幸而使用 Trello 的过程中,他也一如他宣传的那样,几乎不用刷新,实时同步,毫无卡顿。

高扩展

Trello 作为一款看板应用已经被数以千计的公司使用,也得到了无数的三方应用的支持,虽然非企业版可支持的扩展 (Power up)限制为一个,但个人使用 Board,List,Card 等基本功能都是毫无限制的,可以通过 Zapier 或者 IFTTT 集成更多的自动化的工作流进来,比如在 Google Calendar 上新建一个日历时,自动在 List 中创建一个 Card,在 Card 中新建一篇内容时自动创建一个 Evernote 笔记等等,因为开放了 API,无数的可能性,都会诞生。

邮件之于 Gmail,那么卡片就之于 Trello,每一封邮件可能有自己的标签,Trello 中的卡片也有标签,默认提供了很多不同颜色的标签,用来自定义卡片紧急程度也好,定义卡片类型也好,也提供了很多可能。Trello 还提供了 Sticker 这样有趣的功能,可以将不同的 Sticker 贴到 卡片上,很有趣。

有效的通知

Trello 作为一个项目管理或者时间管理的工具,提醒是必不可少的,Trello 的通知方式有很多,应用中通知,邮件通知,浏览器桌面通知,移动设备推送通知,所有的通知在所有的设备上都保持同步。

Trello 更加有效的是订阅模式,如果只对某一个 任务(Card)感兴趣,可以只关心该卡片的变动通知。

如果你还不知道怎么开始的话,可以简单的看看这个

http://help.trello.com/category/694-category

使用小技巧

快速新建 List

在看板中双击就能在当前位置新建 List,输入名字就能够快速建立 List

快速插入图片

如果在网站上浏览到一个图片,可以右键选择复制图片,然后在 Trello 的卡片中可以使用 Ctrl+V 来插入图片。或者如果你更愿意使用拖拽,也可以直接将网页中的图片拖拽到卡片中。

充分利用卡片中的 Checklist

Trelle 的卡片功能丰富,你可以拿卡片做任何想做的事情,但是别忘了你还可以插入一个 Checklist,可以在 Checklist 中填入每一步待办事项,然后做完之后依次 check。即使卡片没有展开,在列表的缩略图上也能清晰地看到卡片有多少项任务没有做完。

存档卡片

我习惯于一定时间后整理 DONE 的卡片,使用快捷键 c 可以快速存档 (Archive) 卡片,用过 Gmail 的人应该非常清楚 Archive 的作用的。

快速查询快捷键

和同类型的其他 Web 应用一样,Trello 网页版可以使用 ? 来查看支持的快捷键,除了上面提到的 c 还有很多可以提高效率的快捷键:

  • n 新建卡片
  • # 在新建卡片时指定 Label,在输入卡片标题时直接输入 #1 就是添加第一个 Label,同理加数字即可
  • ^ 后面加数字,表示添加到 List 中第几个
  • j/k/left/right 来快速浏览
  • ,/. 用来左右移动卡片
  • / 快速定位到搜索
  • e 悬浮在卡片上,按下 e 可以快速编辑
  • f 过滤,快速打开可以按照 Label 过滤
  • x 清除所有过滤器
  • l 给 card 添加 label
  • q 可以快速过滤已经 assign 给自己的卡片
  • Space 快速将卡片 assign 给自己,或者快速移除
  • s 开关 watch,关注一个 卡片之后,所有和卡片相关的操作都会收到提醒

Trello Gold

Trello Gold 类似于其他网站的高级会员,可以通过购买获取,也可以通过邀请获取。使用 Gold 会员有如下几个好处:

  • 使用额外的 Stickers
  • 可以自定义背景图片
  • 更大的附件,单文件最大可以 250M
  • 上传自定义 emoji
  • 保存搜索结果

对于普通使用来说,这些额外的附加效果几乎可以忽略,都是一些低频次操作。但如果你是重度用户不妨先邀请身边的好友来先体验下 Gold 版的 Trello。比如你可以邀请小伙伴一起制定计划:

Trello screenshot demo

另外我有几个公开的 board,如果感兴趣可以加入:

reference